17 czerwca 1991 roku Polska i Niemcy podpisały traktat o dobrym sąsiedztwie i przyjaznej współpracy, który wszedł w życie 16 stycznia 1992 roku. Ten historyczny moment był początkiem nowego rozdziału w relacjach między oboma krajami. W maju 2004 roku Polska dołączyła do Unii Europejskiej, a Niemcy odegrały znaczącą rolę w tym procesie. Kolejnym ważnym krokiem było podpisanie 19 grudnia 2004 roku umowy między Polską a Niemcami w sprawie unikania podwójnego opodatkowania. Przystąpienie Polski do UE zniosło wszelkie ograniczenia w handlu z Niemcami, a w maju 2011 roku nastąpiła pełna liberalizacja dostępu do niemieckiego rynku pracy.
Według danych Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii z 2020 roku, Niemcy od dwóch dekad pozostają głównym partnerem handlowym Polski. Biorąc pod uwagę, że Niemcy są obecnie największą gospodarką w Europie i czwartą na świecie, wiele polskich firm dąży do współpracy z niemieckimi przedsiębiorstwami. Przed nawiązaniem takiej współpracy polscy przedsiębiorcy powinni jednak przeprowadzić dokładny wywiad gospodarczy, aby zweryfikować swojego potencjalnego kontrahenta.
Polacy w Niemczech: czynnik sprzyjający współpracy
W Niemczech oficjalnie mieszka ponad 870 tysięcy Polaków, a według szacunków niemieckich statystyków liczba osób z „polskim tłem migracyjnym” przekracza 2 miliony. To druga, po Turcji, największa grupa migrantów w Niemczech. W 2021 roku Niemcy utrzymały pozycję największego partnera handlowego Polski, a Polska była dla Niemiec piątym najważniejszym rynkiem zagranicznym.
W 2021 roku wartość dwustronnej wymiany handlowej wzrosła o 18,9% w porównaniu do 2020 roku i wyniosła 146,7 miliarda euro. Polscy przedsiębiorcy chętnie nawiązują współpracę z niemieckimi firmami, jednak przed podjęciem decyzji o współpracy zaleca się przeprowadzenie wywiadu gospodarczego w celu weryfikacji potencjalnego kontrahenta. Takie działania pozwolą uniknąć ryzyka związanego ze współpracą z nierzetelnym partnerem oraz potencjalnych problemów z polskimi organami skarbowymi, np. z powodu niedochowania należytej staranności w doborze kontrahenta.
Jak sprawdzić firmę w Niemczech?
Wywiad środowiskowy
Jednym ze sposobów na zdobycie informacji o kontrahencie jest przeszukanie zasobów internetu. Można sprawdzić, czy firma posiada stronę internetową, jakie są opinie na jej temat, czy istnieją publikacje na jej temat. Jeśli samodzielne poszukiwania nie przynoszą rezultatów, można skorzystać z usług agencji detektywistycznej specjalizującej się w wywiadzie gospodarczym. Istnieją również inne źródła informacji, takie jak Ambasada RP w Berlinie czy polsko-niemieckie izby handlowe, które mogą posiadać informacje na temat potencjalnego kontrahenta.
Rejestry
Minister Przedsiębiorczości i Technologii prowadzi rejestr przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych. Jeśli w tym rejestrze znajduje się przedstawicielstwo naszego kontrahenta, możemy przypuszczać, że firma nadal istnieje i prowadzi działalność. Inne przydatne rejestry to europejski rejestr podatników VAT UE oraz rejestr EORI, który jest niezbędny dla firm i osób prowadzących działalność handlową.
European e-justice
Głównym źródłem danych o przedsiębiorcach zagranicznych są ich krajowe rejestry. Rejestry działalności gospodarczej poszczególnych państw UE są zgromadzone na portalu „european e-justice”. W przypadku Niemiec, Ministerstwo Sprawiedliwości Nadrenii-Północnej Westfalii prowadzi rejestr handlowy o nazwie Handelsregisterportal.
Rejestr niemiecki
Handelsregisterportal (www.handelsregister.de) umożliwia dostęp do wszystkich lokalnych niemieckich rejestrów: rejestru handlowego, rejestru stowarzyszeń i spółek partnerskich oraz do związanych z tymi rejestrami ogłoszeń. Te rejestry pozwalają zweryfikować firmy działające na terytorium Niemiec.
Jakie informacje można uzyskać w rejestrze Handelsregisterportal?
Portal udostępnia dane o niemieckich podmiotach w kilku językach, jednak większość informacji jest dostępna wyłącznie w języku niemieckim. Informacji na temat niewypłacalności, rozliczeń i składanych sprawozdań finansowych, a także o rynku kapitałowym należy szukać w Unternehmensregister, czyli niemieckim rejestrze spółek (www.unternehmensregister.de). Tam informacje dostępne są głównie w języku niemieckim. Unternehmensregister jest powiązany z Handelsregisterportal i umożliwia wyszukiwanie informacji zawartych w obu rejestrach.
Niemiecki rejestr jest systemem komunikacji elektronicznej stosowanym przez departamenty sprawiedliwości krajów związkowych. Za jego pomocą można wyszukiwać dane z rejestrów osób prawnych prowadzonych przez tamtejsze sądy rejestrowe. Rejest ten jest prowadzony przez kraj związkowy Nadrenia Północna-Westfalia w imieniu wydziałów sprawiedliwości wszystkich krajów związkowych. Obejmuje on działy A i B rejestru handlowego, rejestr spółdzielni, rejestr spółek i rejestr stowarzyszeń. Dostępne są w nim następujące informacje o osobach prawnych:
– Dane indeksowe; – Dokumenty; – Dane o podmiotach prowadzących działalność; – Inne publikacje; – AD – wydruk bieżący; – CD – wydruk chronologiczny; – HD – wydruk historyczny; – Strukturalna zawartość rejestru (SI), zapis danych jako plik XML.
Wyszukiwanie poszczególnych podmiotów i wgląd do opublikowanych ogłoszeń oraz do danych dotyczących podmiotów wpisanych do rejestru, są bezpłatne. Za każdorazowy dostęp do danych opatrzonych numerem rejestracyjnym (np. wyciągi z aktualnych danych, dostęp do dokumentów) trzeba będzie już zapłacić – 4,50 EUR (wydruk) lub 1,50 EUR (za udostępnioną strukturę dokumentu).
Formy prawne prowadzenia działalności w Niemczech
W Niemczech działalność gospodarcza może być prowadzona w formie:
– spółki kapitałowej: GmbH (w tym Mini-GmbH) – odpowiednik spółki z o.o. oraz AG – spółka akcyjna; – spółki osobowej: GbR – spółka cywilna, OHG – spółka jawna i KG – spółka komandytowa (w tym GmbH & Co KG – Kommanditgesellschaft mit beschränkter Haftung, czyli spółka komandytowa z ograniczoną odpowiedzialnością); – samodzielnej działalności gospodarczej.
Do tego należy doliczyć działalność prowadzoną na terytorium Niemiec w formie przedstawicielstwa lub samodzielnego oddziału.
Moc prawna
Rejestr gwarantuje aktualność udostępnianych w rejestrze danych. Zgodnie z art. 15 ust. 1 Deutsches Handelsgesetzbuch (niemiecki kodeks handlowy), spółka może się powołać wobec osoby trzeciej jedynie na fakty, które zostały wpisane do rejestru oraz opublikowane, lub które były tej osobie wcześniej znane. Z kolei, w stosunkach do osób trzecich można się powołać wyłącznie na fakty prawidłowo wpisane i opublikowane w rejestrze. Reguła ta nie ma zastosowania do czynności prawnych dokonanych w terminie 15 dni od daty publikacji w rejestrze. Ma to zasotosowanie o ile osoba trzecia może udowodnić, że tych faktów nie znała, ani nie była zobowiązana do posiadania o nich wiedzy (art. 15 ust. 2 DG).
Jeśli wpisana do niemieckiego rejestru informacja została opublikowana nieprawidłowo, to osoba trzecia i tak może się na nią powoływać. Jednak tylko wobec podmiotu, którego dotyczy, jeśli był on świadomy tej nieprawidłowości (art. 15 ust. 3 DG).
Ponadto w portalu rejestrowym można pobrać dokumenty, które zostały złożone w sądzie rejestrowym drogą elektroniczną i należą do tzw. folderu rejestrowego. Są to np. wnioseki o rejestrację, listy posiadaczy akcji i statut spółki. Można również uzyskać informacje na temat ogłoszeń rejestrowych.
Jak sprawdzić firmę w Niemczech, jak sprawdzić przyszłego kontrahenta?
W rejestrze Handelsregisterportal weryfikacji firmy z Niemiec dokonuje się za pomocą dwóch funkcji: „wyszukiwanie zwykłe” i „wyszukiwanie zaawansowane”. Natomiast w Unternehmensregister dostępna jest tylko jedna funkcja wyszukiwania. Należy pamiętać, że większość informacji dostępna jest w języku niemieckim, co może stanowić pewną barierę.
W rejestrze można wyszukać wpisane firmy i korporacje nawet wtedy, gdy nie zna się konkretnego numeru rejestru. Treść danych rejestrowych udostępniana jest w różnych formach jako dokument PDF. Dane te mogą być zapisane elektronicznie lub wydrukowane w formie papierowej. Informacje udostępniane są w następującej formie:
– bieżący wydruk w formie papierowej z zestawieniem wszystkich aktualnie obowiązujących wpisów, – chronologiczny wydruk w formie papierowej zawierający wszystkie dane, które zostały przekazane od momentu przeniesienia rejestru do jego formy elektronicznej, – historyczny wydruk w formie papierowej zawierający wszystkie dane, które obowiązywały do momentu przeniesienia rejestru do jego formy elektronicznej.
Podsumowanie
Współpraca z niemieckimi firmami może przynieść wiele korzyści, ale wymaga również odpowiedniego przygotowania. Dokładna weryfikacja potencjalnego kontrahenta jest kluczowa dla minimalizacji ryzyka i zapewnienia bezpieczeństwa transakcji. Dostępne narzędzia i rejestry, takie jak Handelsregisterportal i Unternehmensregister, umożliwiają uzyskanie niezbędnych informacji o niemieckich firmach. Pamiętaj jednak, że większość informacji jest dostępna w języku niemieckim, co może wymagać skorzystania z pomocy tłumacza lub specjalisty.
Przed nawiązaniem współpracy z niemiecką firmą warto również skonsultować się z prawnikiem lub doradcą podatkowym, aby upewnić się, że wszystkie aspekty prawne i podatkowe są odpowiednio zabezpieczone.
