Niemiecki urząd skarbowy wymaga od przedsiębiorców dużej ilości danych księgowych. Jednak biurokracja jest nieunikniona – należy dotrzymać terminów i zobowiązań. Dlatego w dzisiejszym wydaniu omówimy kilka najważniejszych informacji związanych z niemiecką księgowością – od obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych, przez metody ustalania zysków, po deklaracje podatkowe.
Dane księgowe są podstawą rocznego bilansu. Na tej podstawie ustalane są zyski i przygotowywane są deklaracje podatkowe. Istnieją pewne ustawowe zasady rachunkowości, które zapewniają, że informacje przekazywane do urzędu skarbowego są zrozumiałe i weryfikowalne. Niektóre z tych zapisów wynikają z samej procedury ustalania zysku. Zasadniczo istnieją dwa sposoby określania wyników finansowych: bilans (z rachunkiem zysków i strat) oraz zestawienie przychodów i kosztów.
Wybór bilansu lub rachunku dochodów i wydatków zależy od rodzaju i wielkości prowadzonej przez Ciebie działalności.
Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych
Ponadto istnieją ogólne wytyczne dotyczące czasu, rodzaju i zakresu przechowywania dokumentów biznesowych. Niektóre rodzaje danych (np. deklaracje VAT, informacje zbiorcze) należy składać nie tylko do urzędu skarbowego na koniec roku, ale również w ciągu roku.
- Zapisy księgowe muszą być kompletne, poprawne, terminowe i uporządkowane.
- W przypadku wprowadzenia zmian oryginalna treść musi zostać zachowana do późniejszego dostępu. Ponadto dokument powinien zawierać datę korekty.
- Jeśli oprogramowanie jest wykorzystywane do księgowości, należy zagwarantować natychmiastowy dostęp do danych elektronicznych przez cały okres przechowywania.
- Przedsiębiorcy handlujący towarami muszą prowadzić księgę dostaw i wydań towarów.
- W przypadku osób prowadzących działalność na własny rachunek, o ile odpowiednie informacje znajdują się w danych księgowych.
- Jeśli wpływy gotówkowe są określane przez stan początkowy i końcowy kasy lub za pośrednictwem kasy (kiosk, catering), należy prowadzić księgę kasową.
- Przychody i wydatki gotówkowe należy rejestrować codziennie.
- Obowiązek przechowywania dokumentów
Wszystkie dokumenty i potwierdzenia zawarte w procesie księgowym muszą być przechowywane przez co najmniej 10 lat. Pozostała korespondencja ważna dla urzędu skarbowego (np. korespondencja handlowa, e-maile) powinna być przechowywana przez 6 lat. Jeżeli bilans lub rachunki przychodów i rozchodów sporządzane są za pomocą oprogramowania księgowego, program musi być również przechowywany przez 10 lat wraz z chronionymi danymi.
